Organograma de uma empresa: saiba como organizar a sua empresa

Para que uma empresa funcione de maneira adequada, eficiente e produtiva, ela deve dividir e organizar as funções, os departamentos e tarefas. Isso garante a fluidez de suas operações. Essa estrutura organizacional também pode ser chamada de organograma.

O organograma de uma empresa é um documento que permite aos gerentes visualizar os departamentos, tarefas e responsabilidades de todos dentro da organização, permitindo amplo controle sobre as operações do negócio.

Neste artigo, mostraremos melhor o que é e quais são as vantagens de ter um organograma. Nós também vamos te ensinar como fazê-lo corretamente para que sua empresa seja organizada. Acompanhe!

O que é um organograma?

O organograma de uma empresa é um documento que registra o funcionamento do negócio, identificando as áreas, responsabilidades e objetivos de cada departamento, bem como as atribuições de gestores e equipes. Você já pode até ter visto um, considerando que muitas empresas o fazem para garantir seu correto funcionamento.

Nesse sentido, vale destacar que todo empreendimento precisa estar bem organizado para atingir seus objetivos rapidamente. Afinal, quando os departamentos e funções não são bem coordenados e organizados, não há dúvida de que o desempenho do negócio é prejudicado. Como saber, por exemplo, de onde as ordens são emanadas no âmbito da organização e como melhorar a comunicação entre setores se não se sabe como eles estão organizados?

Para facilitar o entendimento, pense em um organograma como uma representação gráfica de uma estrutura que foi cuidadosamente definida para garantir que os gerentes entendam como a organização funciona.

Vantagens do organograma

O uso de um organograma pode trazer muitos benefícios para a administração de uma empresa, independentemente do seu tamanho. Logo de cara, essa ferramenta pode dar aos novos contratados uma ideia de como funciona a estrutura da organização.

Além desta vantagem, podemos citar ainda as seguintes:

Garante o funcionamento da empresa

A principal vantagem de um organograma é que ele fornece uma visualização rápida das operações e hierarquia de uma empresa.

Rapidamente fica claro qual área é responsável por uma função específica e como os departamentos estão conectados.

Dessa forma, fica fácil encontrar profissionais que precisam ser chamados para resolver determinadas atividades ou apenas esclarecer dúvidas a respeito do seu departamento e outros assuntos.

Por exemplo, permite saber em qual posição está o setor de TI na estrutura da organização e o que deve ser feito para acioná-lo para resolver alguma demanda no setor produtivo.

Amplia a visão dos gestores e melhora o sistema de funcionamento de uma empresa

O organograma de uma empresa desempenha um papel importante no sentido de garantir uma visão sistemática da organização. Por meio dele, é possível entender o funcionamento de todo o empreendimento, analisar suas diversas áreas e a relação entre elas.

Essa perspectiva ajuda a identificar e corrigir problemas na estrutura organizacional, como o departamento de comunicação vinculado à diretoria financeira, por exemplo. Este é apenas um exemplo simples para que você entenda que um organograma pode ajudar a melhorar o sistema operacional de uma organização.

Ajuda a otimizar o processo de comunicação interna

Ter um entendimento sistemático de como uma empresa opera e está estruturada facilita o planejamento de ações voltadas à otimização da comunicação interna.

Nesse sentido, não há dúvida de que a comunicação é um elemento essencial para garantir o funcionamento adequado de uma empresa. A partir dela, as equipes podem se tornar mais coesas, realizar tarefas de forma eficaz e atingir rapidamente os objetivos da organização.

Como elaborar o organograma de sua empresa de forma fácil e simples?

Criar um organograma para sua empresa não é tão difícil quanto muitos gerentes pensam. Este processo pode ser feito de forma rápida e fácil seguindo os passos descritos abaixo:

Promova uma pesquisa em sua organização

O primeiro passo é simples: faça um levantamento acerca de todos os funcionários que sua empresa possui, assim como dos seus cargos, funções e setores.

Para conduzir esta etapa, você pode criar um formulário online e pedir aos gestores que respondam as perguntas estabelecidas.

As informações coletadas com a pesquisa poderão ajudar você a entender melhor a realidade de sua organização e, com base nisso, formular um organograma compatível com isso.

Mapeie as hierarquias

Como mencionado anteriormente, um dos principais usos de um organograma corporativo é representar hierarquias no âmbito de uma empresa. Então, o segundo passo é entender quantos e quais cargos sua empresa possui e então definir a hierarquia entre eles.

Vamos a um exemplo prático?

Suponha que sua empresa possui o setor de marketing, setor de eventos e setor de jornalismo institucional. Você pode criar uma diretoria de comunicação e vincular todos esses setores à ela, mas deixando-os em um mesmo patamar ou nível.

Neste caso, a diretoria de comunicação é o órgão superior e os setores mencionados são órgãos subordinados.

Veja qual é o modelo de organograma ideal para sua empresa

Os dois modelos mais comuns de organograma são o vertical e o horizontal. O mais usado pelas empresas é o vertical, pois por meio dele é possível visualizar a hierarquia entre os setores de cima para baixo.

Por exemplo: Cúpula diretiva e abaixo da cúpula colocar as diretorias, como financeira, comunicação, contabilidade, vendas etc. Já abaixo das diretorias, você pode inserir os setores. No caso da diretoria de vendas, por exemplo, setor de vendas, setor de marketing, setor de captação de novos clientes, setor de pós-venda, etc.

Após decidir pelo organograma ideal para sua empresa, monte-o. Para isso, você pode usar ferramentas tecnológicas como o Excel ou Google Docs, por exemplo. São ferramentas que possuem recursos que permitem desenhar corretamente seu organograma.

Apresente o organograma para os funcionários de sua empresa

Após preparar seu organograma, marque uma reunião com seus funcionários para apresentá-lo. Também anexe esse documento no corredor de sua organização, para que seus funcionários conheçam e entendam como ela está estruturada.

Na apresentação do seu organograma, deixe claro o que é essa ferramenta e quais benefícios ela pode oferecer à empresa. Por exemplo, você pode destacar que essa solução pode otimizar o processo de decisão, auxiliar a gestão e melhorar a comunicação entre os setores, além de ampliar a visão do gestor com relação ao funcionamento da organização.

Como você viu, um organograma pode ser facilmente montado e ele é necessário para o bom funcionamento de qualquer empresa. Então, agora que sabe disso, por que não começar a criar um organograma para seu negócio hoje mesmo?

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