Workflow: conheça a estratégia que pode otimizar sua agência de marketing

O primeiro passo para garantir o sucesso de uma empresa é criar um plano de gestão de qualidade, com objetivos claros e etapas de produção bem definidas, evitando possíveis contratempos que prejudiquem os negócios.

É nesse contexto que surge o conceito de workflow, termo em inglês para fluxo de trabalho. Ele consiste em um conjunto padronizado de etapas executadas, de maneira sequencial, ao longo do tempo, permitindo que pessoas ou empresas alcancem uma meta.

Sistematizar o operacional no interior de uma empresa, dividindo tarefas em equipes e acompanhando cada fase de sua execução, pode ser o fio condutor de uma rotina administrativa saudável e eficaz. 

Vamos entender, a seguir, a importância do workflow e as formas de aplicá-lo ao seu negócio.

Organiza funções de maneira inteligente

O mapeamento das demandas do cliente e do pessoal responsável por cada uma delas ajuda a empresa a gerenciar e executar os seus projetos de forma mais precisa.

Como em uma linha de produção, as equipes focam em solução e resultado, aumentando a produtividade na execução de suas tarefas. 

Otimiza o tempo na conclusão de projetos

Processos bem definidos ajudam a mensurar o tempo de trabalho e a evitar distrações desnecessárias que prejudiquem ou atrasem a entrega de produtos ou serviços.

Horários e agendas previamente estabelecidos são importantes aliados na hora de cumprir prazos, manter promessas plausíveis e antecipar novos negócios.

Garante a comunicação e o trabalho em equipe

O workflow não deixa de ser uma metodologia de relacionamento, focada no desenvolvimento de pessoas e ideias, assegurando competências individuais e em grupo.

A comunicação torna-se mais fluida entre os diferentes departamentos da empresa, que compartilham arquivos e feedbacks entre si, estimulando o espírito de colaboração e a troca de conhecimentos técnicos e tácitos entre os membros da equipe.

Oferece visão ampla sobre os negócios e controle de riscos

O monitoramento do fluxo de trabalho permite ajustar as etapas da produção enquanto estão sendo realizadas, evitando mudanças indesejadas nas condições de realização de cada tarefa.

Acompanhar um projeto do início ao fim permite que a empresa entenda o que está funcionando e o que pode ser melhorado para que os seus objetivos finais sejam alcançados, satisfazendo o cliente e respeitando os seus valores.

E nas agências de marketing, como aplicar o workflow?

As agências de marketing tradicionais são o exemplo perfeito de empreendimento onde pode e deve ser aplicado um workflow bem desenhado. Os seus inúmeros departamentos exigem uma divisão clara de tarefas a serem desempenhadas em momentos diferentes de cada projeto.

Geralmente, a sua rotina de trabalho envolve a chegada de um novo cliente com uma demanda específica. Essa demanda será acolhida e transmitida pelo setor de Atendimento aos demais departamentos, como Planejamento e Criação. 

Considerando todos esses percursos, fica evidente a necessidade de delegar funções de forma organizada, estipular prazos para o cumprimento de cada etapa e manter uma boa comunicação entre as partes.

Em caso de empresas de marketing de conteúdo que trabalham com a produção e publicação de textos para os seus clientes, a organização do workflow geralmente é feita por meio de plataformas de automatização de estratégias. 

A contratação de redatores freelancers exige um cuidado redobrado na hora de distribuir pautas e acompanhar os prazos de entrega. Geralmente, essa organização é feita de forma padronizada, por meio de um sistema.

Conteúdo é processo. Além de levar tempo, envolve etapas cruciais como edição, revisão do material produzido e aprovação do cliente. Muitas vezes, isso é feito à distância e por diferentes profissionais. 

A forte tendência do home office nas inúmeras áreas de atuação é mais um sinal de que os empreendimentos precisam se adaptar a uma nova lógica de trabalho mais fluida, linear e automatizada.

Em casos de consultoria à distância, as ferramentas de workflow online são uma ótima pedida para sinalizar os gaps de eficiência e os pontos fortes da empresa. Já em casos de treinamento de equipe, elas funcionam como um guia para apresentá-la aos novos colaboradores.

Lembre-se de que a tecnologia está a seu favor

Já sabemos que utilizar o método workflow melhora o dia a dia da empresa, uma vez que estimula o engajamento e a boa comunicação entre os seus diferentes setores.  

Entendemos também que dividir um projeto em "microprocessos" aumenta a produtividade e reduz tempo e recursos desnecessários para sua execução. Pensando nisso, vale destacar aqui a importância de automatizar etapas que podem ser modernizadas.

Inúmeras são as plataformas disponíveis no mercado que ajudam as corporações a fazerem mais, em menos tempo. Além de organizar informações pessoais, apresentam dispositivos como lembretes e ainda permitem compartilhar as etapas de um trabalho.

Muitas dessas ferramentas se baseiam no método Kanban, lançado na década de 1940 pela Toyota para registrar tarefas e ações, através de simbologias visuais que facilitassem a compreensão do processo de produção nas fábricas.

A sua simplicidade e eficiência comprovadas conquistaram diferentes segmentos de mercado, consolidando o método como um dos melhores na administração do processo de produção. A sua técnica consiste no uso de listas e cartões (boards) que representam o progresso do projeto. 

Na hora de criar listas que conduzam uma tarefa, a empresa pode lançar mão de um modelo mais tradicional, conhecido como Fazer, Fazendo e Feito. Veja como é simples:

• Fazer: entram as novas ideias, geralmente partindo do cliente;
• Fazendo: são estabelecidas prioridades e funções. O trabalho está andamento;
• Feito: os projetos já concluídos servem para medir resultados.

No sistema Kanban, deve existir um equilíbrio entre os momentos do processo. Isso quer dizer que as etapas anteriores não podem concentrar mais tarefas ou esforços de produção que os processos posteriores.

Valendo-se ou não deste método, um workflow de qualidade deve sempre considerar este princípio para manter o ritmo e a fluidez do trabalho.

Lembre-se de que a tecnologia transforma e está a seu favor. Teste os softwares e aplicativos de controle de fluxos de trabalho disponíveis e escolha o que melhor funciona para sua empresa.

Agora é só aplicar

Agora ficou fácil entender o conceito de workflow e por que ele se faz tão importante para o sucesso de uma corporação.

Acompanhar com atenção e dinamismo a execução de um projeto garante resultados superiores e uma rotina de trabalho mais organizada. Faça uma gestão visual. Utilize métodos com cores, fluxogramas, cartões ou qualquer outro mecanismo que sinalize e organize o passo a passo do trabalho que será desenvolvido.

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