Workflows efetivos podem automatizar sua produção de conteúdo

Workflows efetivos podem economizar tempo, dinheiro, melhorar a eficácia das suas campanhas e automatizar a produção de conteúdo. Mas, como produzir essa automação? Certamente você tem algumas ressalvas e considerações. 

Contudo, antes de adentrar no artigo, é importante ressaltar que a automação de conteúdo não significa robôs criando conteúdos para você. Na verdade, é sobre partes do ciclo de produção de conteúdo que podem se beneficiar da automação.

Em outras palavras: quando você dispõe de um alinhamento estratégico e workflows bem projetados, é possível se beneficiar da automação de conteúdo. Confira!

O que são os workflows de conteúdo?

No geral, o workflow de conteúdo é uma lista de verificação das tarefas individuais a respeito de um projeto de conteúdo. Cada tarefa contém diretrizes claras, uma pessoa designada, prazo e limites definidos. No entanto, os workflows de conteúdo variam de acordo com a base do tipo de conteúdo. 

A criação desse material envolve uma reunião com a equipe de produção para identificar quais etapas precisam ser elencadas. Em seguida, as plataformas de gerenciamento de projetos podem ser configuradas para automatizar sua produção de conteúdo.

Algumas ferramentas mais simples podem ser usadas para gerenciar os workflows, mas é preciso dispor de algumas mais encorpadas para automatizar sua produção de conteúdo, especialmente se ela for complexa ou de alta demanda. 

Então, por que os workflows são importantes para automatização do conteúdo? Simples: sem eles você está limitando o potencial da sua equipe. Sem uma direção eficaz, torna-se quase impossível manter-se organizado e cumprir prazos. 

Como workflows efetivos podem automatizar sua produção conteúdo?

Muitos profissionais não abordam o workflow da maneira certa. Especialmente empresas que não têm um setor responsável por essas questões.

Por isso, muitas organizações optam por contratar agências de conteúdo. Dessa forma, todo o processo do workflow é feito dentro da agência, tirando um peso enorme dos ombros da empresa. 

Mas, se você deseja implementar essa solução no seu negócio, conheça os cincos estágios de um workflow de marketing de conteúdo:

Identifique as principais funções

O primeiro passo é decidir quem é o setor e/ou equipe responsável no processo de criação de conteúdo. Aliás, você precisa realizar esse processo para cada tipo de conteúdo criado. Por exemplo: 

• Qual sua estratégia de conteúdo?
• Você dispõe de redatores? Se sim, eles também podem atuar como editores ou você possui alguém para esse papel?
• Você dispõe de um designer gráfico para desenvolver seus elementos visuais?

Pensar nestes e outros pontos é crucial para workflows efetivos. Afinal, diferentes tipos de conteúdos exigem diferentes habilidades e funções. Por exemplo, se você compartilha conteúdo em seu blog, precisará de profissionais especializados em SEO. E assim por diante. 

Identifique as tarefas

Nesta etapa você precisa identificar as tarefas necessárias e combiná-las de acordo com os papéis de cada profissional. 

Isso é especialmente importante se você deseja expandir sua equipe ou trabalhar com freelancers home office. Portanto, tome um tempo para definir cada tarefa com detalhes. 

Você pode incluir informações como:

• O tom de voz da sua empresa e/ou do conteúdo;
• Diretrizes da marca; 
• Requisitos de imagens (tamanho, fonte, entre outros fatores).

Quanto mais detalhes você preencher no workflow, mais fácil será terceirizar seu processo para uma agência de conteúdo, por exemplo. Além disso, a riqueza de detalhes economiza tempo e reduz potenciais erros.

Priorize e crie um cronograma de tarefas

A essa altura você pode começar a priorizar as tarefas e adicionar prazos, quando necessário. Por exemplo: uma agência de conteúdo conta com redatores internos, que têm acesso a informações e orientações importantes antes de começar a escrever.

Dependendo dos prazos de entrega que sua organização estipulou com a agência de conteúdo, o redator terá certa quantidade de dias e/ou semanas para elaborar o primeiro rascunho do projeto.

No entanto, ao estipular o prazo, é preciso levar em consideração o tempo necessário para revisões e edições. Dessa forma, as datas e prazos são distribuídos estrategicamente, o que permite o gerenciamento do workflow. Logo, a automação de conteúdo segue seu fluxo, sem atrasos ou demais problemas. 

Por isso, muitas organizações contam com agências de conteúdo que já dispõem desses sistemas e trabalham dentro deste fluxo.

Documentando seus subprocessos de criação de conteúdo

Se a aprovação de conteúdo for uma parte essencial do seu processo de criação (como geralmente é em empresas grandes e agências de conteúdo), você poderá documentar esses subprocessos. Ou seja, na prática, você tem um workflow de aprovação de conteúdo separado do workflow de publicação de conteúdo. 

Quais os benefícios dos workflows para a produção conteúdo?

Além de criar um fluxo para automatizar a produção de conteúdo, os workflows apresentam outros benefícios. Além disso, uma das suas maiores vantagens é a documentação. Dessa forma, você pode gerenciar e aprimorar seu processo de criação de conteúdo. 

Mas, vale ressaltar que esse não é um processo simples. Por isso, elenque um gerente de projeto para essa função ou um responsável pela entrega geral de conteúdo, como uma agência de conteúdo, por exemplo.

Ademais, se sua organização for de grande porte e o processo de conteúdo complexo, você pode se beneficiar da automatização do processo utilizando softwares voltados para o workflow. Por exemplo: softwares baseados em nuvem permitem centralizar e acelerar o processo de criação de conteúdo.

Já um software voltado para o workflow de conteúdo, permite que um redator, ao concluir um trabalho, possa obter um feedback. Após o editor revisar o artigo, ele atribuirá, se necessário, edições e revisões a parte nos comentários.

Isso facilita o processo colaborativo dentro da organização. Também aumenta a eficiência e a produtividade, otimiza tempo e elimina erros em potenciais. 

Como utilizar um modelo de workflow?

Se você precisa saber qual caminho seguir, pode começar com modelos de workflow disponíveis na internet. Eles podem ser representados visualmente por um diagrama ou simplesmente uma lista de verificação.

Seja qual for o modelo escolhido, busque não complicar demais o documento e invista em níveis de detalhes apropriados para o seu negócio. Ou seja, nada menos e nada mais, apenas equilíbrio. Garanta que o workflow seja eficaz e funcional. Ele precisa servir aos propósitos elencados para ser efetivo e automatizar sua produção de conteúdo com mais eficiência. 

Um workflow complexo demais demanda muito tempo e esforço para atualizar, ainda mais dentro de uma rotina agitada de uma organização. Sendo assim, se você pretende fazer este trabalho de forma interna, elenque um modelo de workflow simples e direto.

Mas, se você precisa aumentar o nível de complexidade e, ao mesmo tempo, assegurar a qualidade, o melhor caminho é investir em uma agência de conteúdo que já possui workflows efetivos, como é o caso da RedaWeb.

Portanto, se você deseja garantir o melhor conteúdo para seu público, entre em contato com a RedaWeb pelo site ou pelo telefone 0800 750 5564 e assine um dos planos de produção de conteúdo disponíveis.